Diagnóstico del Archivo de la Junta Parroquial La Luz

En el diagnóstico efectuado durante el mes de febrero del año 2008 a los fondos documentales de la Junta Parroquial La Luz se determinaron los siguientes aspectos:

1.-El depósito del Archivo de la Junta Parroquial La Luz está ubicado en la sede de la institución citada, calle Bolívar, diagonal a la plaza homónima, cerca de la Iglesia Parroquial, bajo la custodia del Presidente de la Junta, Sr. José Adolfo Ojeda.
2.- La edificación donde se encuentra el repositorio documental no reúne las condiciones mínimas necesarias para su conservación, puesto que los fondos documentales están almacenados en el baño de la institución, a lo cual se le suma el reducido espacio del local. El repositorio está sometido a constantes cambios de temperaturas motivado a la inexistencia de equipos para controlar el ambiente como deshumificador, aire controlado, o ventilador. La documentación, además, está expuesta a la contaminación por polvo y por la presencia de insectos, roedores y cualquier otro tipo de alimaña.
3.- Las condiciones para la conservación son extremadamente deplorables, por lo que alrededor de un 20% del fondo presenta daños irreversibles, ocasionados por la humedad, roedores, insectos, microorganismos y otros agentes contaminantes. Esto se ha agravado, debido a la manera como se encuentra almacenada la documentación, la cual están depositadas en sacos, y en cajas, sin ningún criterio uniforme en cuanto a su clasificación y organización, por lo que resulta difícil su ubicación y, en consecuencia, el acceso a la información. Aunque existen algunos archivadores metálicos de cuatro gavetas, -algunos sin carpetas colgantes y las que existen carecen de visores que identifiquen los documentos-, éstos no son utilizados adecuadamente.
4.- La documentación más antigua existente en el Archivo de la Junta Parroquial La Luz data del año de 1947 correspondiente a manuscritos referidos a Recibos de Pagos y Correspondencias. También existen libros de Memoria y Cuenta del Gobierno regional, Gacetas Oficiales del Estado Barinas desde 1945 en adelante, Libros de Registro Civil y de Actas.
5.- El personal que atiende la oficina de la Junta Parroquial requiere capacitación en archivística y conservación documental.